STAFF

USEFUL INFOS FOR THE BY FASSBIND STAFF

Stornoliste inkl. ersichtlichen Grund / liste des déductions avec raison : Folios / Audit logs / Züri by Fassbind (apaleo.com) : click on

to open all the reason. You can export it with the comments after having choozen the date

Unspecified revenues:

Revenues / Accounting / Agora Swiss Night by Fassbind (apaleo.com)

No Show Liste / Liste de no-show  (wenn möglich nur was nicht beglichen wurde) https://app.apaleo.com/SCL/reservations?status=NoShow&pageNumber=1&pageSize=50 / choose the date or the date period

Kassenreport / Rapport de caisse : Total Bareinnahmen, Total Kreditkartenzahlungen (Gastauslagen und Hotelauslagen berücksichtigt?) https://app.apaleo.com/SCL/finance/ledger/accounts/1000/1600 / export pdf and enter the date

alle Gästesaldi ersichtlich
Overview negative balance: https://app.apaleo.com/SCL/reservations?balanceFilter=neq_0&status=InHouse&pageNumber=1&pageSize=50

Bankpayment

https://app.apaleo.com/SWISSWINE/finance/ledger/accounts/1000/1400


Disputes

Overview for credit cards which are claimed. We need to reverse to Adyen on the Adyen Platform

Payment transactions / Züri by Fassbind (apaleo.com)

Alle Umsätze vom Monat separat gelistet : (REPORTS REVENUE) https://app.apaleo.com/SCL/reports/revenues?to=2023-10-11&from=2023-09-12

Anzahl Gäste Gesamt vom Monat : REPORT GENERAL MANAGER : https://app.apaleo.com/SCL/reports/general-manager/aggregated?timeSliceTemplate=OverNight AND THEN CHOOSE THE LAST DAY OF THE MONTH

Anzahl belegte Zimmer vom Monat : REPORT GENERAL MANAGER : https://app.apaleo.com/SCL/reports/general-manager/aggregated?timeSliceTemplate=OverNight AND THEN CHOOSE THE LAST DAY OF THE MONTH

offene Debitoren nach Fälligkeit per Ende Monat (REPORT DEBITORS) https://app.apaleo.com/SCL/reports/INTEGRATION-SWAGGER-UI-AR_AGING

Liste gebuchte + bezahlte Debitoren nach Bank und Tag sortiert, Rechungsnummer ersichtlich! : https://app.apaleo.com/SCL/finance/ledger/accounts/9999


Housekeeping

Zimmerlisten für die Gouvernante / LISTE DES GOUVERNANTE (HOUSEKEEPING) EN PDF sollte in Pdf sein mit damit nicht von Hand abgeändert werden kann LINO WHAT DO WE HAVE NOW ?
https://app.apaleo.com/SCL/housekeeping?startDate=2023-10-11&pageSize=50

Frückstücksliste in pdf LISTE DES PETITS DéJEUNERS + vereinfachte Buchung für das HK-Personal möglich?
Possible through https://app.apaleo.com/SCL/reports/ordered-services?from=2023-10-11&to=2023-10-11&serviceIds=SCL-PDJ,SCL-PREPDJ

Here how to send the stats to Neuchâtel’s Stat department :

(put apaleo on englih to see the menu like here) 

choose reports then Guest statistics – choose the past month – click on export – Nationalities – excel sheet

and send it to hotelstatistik@bfs.admin.ch per email as attachement.

This is the link for the AP october 2023 : 
https://app.apaleo.com/ALPHAPALM/reports/guest-statistics?month=10&year=2023

Pour déclarer la taxe de séjour à la ville de Lausanne, vous allez dans :
reports – revenues – revenues accommodation et vous déterminez le mois concerné, vous regardez le total dans Revenue Accommodation City tax 0% et vous notez ce total.

Par exemple pour AP Octobre 2023, ici :
https://app.apaleo.com/ALPHAPALM/reports/revenues?from=2023-10-01&to=2023-10-31

Total 4553.50 et vous divisez par le tarif.
Pour AP et ASN – CHF 3.50 = le nombre de personnes à déclarer 1301 pax (CHF 3.10 SCL et SW)

Receptionnists goes to the bank, only if the total of cash accumulated amount is CHF 1000.-
(If the amount of several cash registers does not exceed CHF 1000.- we do not go to the bank)

We receive a lot of Spams in the moment.

Please follow following procedure.

An email is a spam AND HAS TO BE DELETED / PUT IN THE SPAMLIST IF one of the following condition applies

– The email adress is strange (lots of weired characther) and not first name / name before the @. 

OR

There is no proper salutation at the beginning and only one or two sentences in the mail

OR

– There is no signature (no first name, name and maybe a phone number or a valid address.

OR

– the part after the @ has no connection with the company names. For exemple @gmail.com when the Email is written from a company that would normally have a specific @company.com

OR

– The email could be sent to any hotel and present a strange question, no mentionning of the name of our hotel or the city…

OR

– It is suggested in the email to click on a link (this should definitely not be done!)

THEN

Please put those mails in the spam and don’t answer anything. Nobody will be blamed if he/she deletes an strange email instead of answering.

If a reservation arrives with a special wish of a guest, we should copy the reservation comments of the reservation to the comments from the reservation details. Special Room numbers, or Room types like king size bed or queen bed can be put in the comment and makes it easy to assign a preferred room to the guest. After noon Apaleo assigns all rooms to guests without taking care of the wishes


After payments done at the end of the month, please print the following VAT file for controlling :

Daily check :

Merci de vérifier les “Adyen disputes” chaque jour et de systématiquement contester sur le site Adyen. Lien, ci-dessous dans Apaleo :

Agora
Payment transactions / Agora Swiss Night **** (apaleo.com) 

Alpha
Payment transactions / Alpha-Palmiers **** (apaleo.com)

SCL
Payment transactions / Swiss Chocolate (Lausanne) (apaleo.com)

SW
Payment transactions / Swiss Wine by Fassbind (apaleo.com)

*****

Export the debitor paid report IN PDF here https://app.apaleo.com/SWISSWINE/finance/ledger/accounts/1000/1400 
(not in excel)

Give to the controller this list and the Month report of the bank.

***

Bankpayment

https://app.apaleo.com/SWISSWINE/finance/ledger/accounts/1000/1400

En cas d’alarme, voici la procédure à suivre :

  1. TOURNER LA CLEF SUR LA POSITION 1



  2. COUPER LA SONNERIE



  3. LIRE LE MESSAGE SUR L’ECRAN



    Le message affiche toujours (dans l’ordre suivant):
    – Le bâtiment
    – L’étage
    – Le lieu précis (chambre, local, etc..)
    Attention, ici le 4ème étage du bât. A correspond à notre 7ème !!

  4. ALLER VOIR l’endroit indiqué par le message.

    Vous avez 3 minutes pour vous rendre ou un autre collègue, dans la zone inscrite pour voir ce qu’il s’y passe. Vous aurez devant chaque chambre/local, un bouton de rappel qui sera allumé si le problème se situe dans cette pièce.

    –> S’il n’y a pas le feu = Quittancer l’alarme.




    –> S’il y a le feu : NE PAS QUITTANCER et appeler les pompiers (118, mais d’abord 0 si on appelle depuis la réception) ou appuyer sur un bouton poussoir alarme incendie.

    i

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LA MAISON = ALARME GENERALE. Les portes coupe-feu se ferment, les ascenseurs ne fonctionnent plus, les ventilations se coupent.

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LE TELEPHONE = alarme générale + LES POMPIERS SONT PREVENUS, ils vont venir dans tous les cas. S’il s’agit d’une fausse alerte, il est bien de les prévenir quand même au 021 213 2000, et donner notre numéro d’installation : 420’296.

    LUMIERE DANS CARRE JAUNE = dérangement.
    Appeler Tyco au 0848 811 333 et donner notre n° d’installation CA001716

En cas d’alarme, voici la procédure à suivre :

  1. TOURNER LA CLEF SUR LA POSITION 1



  2. COUPER LA SONNERIE



  3. LIRE LE MESSAGE SUR L’ECRAN



    Le message affiche toujours (dans l’ordre suivant):
    – Le bâtiment
    – L’étage
    – Le lieu précis (chambre, local, etc..)
    Attention, ici le 4ème étage du bât. A correspond à notre 7ème !!

  4. ALLER VOIR l’endroit indiqué par le message.

    Vous avez 3 minutes pour vous rendre ou un autre collègue, dans la zone inscrite pour voir ce qu’il s’y passe. Vous aurez devant chaque chambre/local, un bouton de rappel qui sera allumé si le problème se situe dans cette pièce.

    –> S’il n’y a pas le feu = Quittancer l’alarme.




    –> S’il y a le feu : NE PAS QUITTANCER et appeler les pompiers (118, mais d’abord 0 si on appelle depuis la réception) ou appuyer sur un bouton poussoir alarme incendie.

    i

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LA MAISON = ALARME GENERALE. Les portes coupe-feu se ferment, les ascenseurs ne fonctionnent plus, les ventilations se coupent.

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LE TELEPHONE = alarme générale + LES POMPIERS SONT PREVENUS, ils vont venir dans tous les cas. S’il s’agit d’une fausse alerte, il est bien de les prévenir quand même au 021 213 2000, et donner notre numéro d’installation : 420’296.

    LUMIERE DANS CARRE JAUNE = dérangement.
    Appeler Tyco au 0848 811 333 et donner notre n° d’installation CA001716

Les horaires normaux de l’établissement

  • En semaine, les petits-déjeuners sont servis de 6h30 jusqu’à 10h30
  • Les dimanches et jour fériés, les petits-déjeuners sont servis de 6h30 jusqu’à 11h
  • Le fitness est ouvert de 7h à 22h00 (Sauf tapis de course, à partir de 9h)
  • Le parking est ouvert 24h/24
  • Service au Lobby Bar 24h/24 par la Réception, à la demande du client

La salle petit-déjeuner peut être louée hors des heures du petit-déjeuner pour des banquets ou apéros.
Elle sert de salle pour la demi-pension des groupes le soir.

Où se trouve quoi ?

Lits pour bébé

A l’étage du parking, dans le local à chariots.

Les coussins et duvets synthétiques pour personnes allergiques ?

Au premier étage, dans le local de linge.

Draps de rechange

Si pour une raison quelconque vous devez le soir, refaire une chambre, vous trouverez des draps propres au 1er étage dans le local à linge.

Numéros de téléphone internes à l’hôtel Agora Swiss Night

  • 111 : Réception
  • 115 : Téléphone portable de nuit
  • 116 : Téléphone portable gouvernante
  • 0117 : Police
  • 0118 : Alarme incendie / Pompiers
  • 0 021 555 59 99 : Hôtel « Alpha-Palmiers »
  • 0 021 320 21 41 : Hôtel « Swiss Wine »
  • 0 021 601 80 00 : Hôtel « Swiss Chocolate »
  • Appeler une chambre = Son numéro
  • En cas d’urgence : Eric Fassbind ; Bureau 021 55 55 988, Portable 078 885 91 82, Maison 021 799 34 38

Fusibles

– Pour toutes les chambres, un fusible se trouve à l’entrée de la chambre, à gauche ou à droite de la porte.
– les fusibles généraux de chaque niveau, sont dans l’armoire à fusible qui se trouve à chaque étage en face des escaliers, excepté au niveau -1 ou l’armoire à fusibles se trouve sous les escaliers.

En cas d’alarme, voici la procédure à suivre :

  1. TOURNER LA CLEF SUR LA POSITION 1



  2. COUPER LA SONNERIE



  3. LIRE LE MESSAGE SUR L’ECRAN



    Le message affiche toujours (dans l’ordre suivant):
    – Le bâtiment
    – L’étage
    – Le lieu précis (chambre, local, etc..)
    Attention, ici le 4ème étage du bât. A correspond à notre 7ème !!

  4. ALLER VOIR l’endroit indiqué par le message.

    Vous avez 3 minutes pour vous rendre ou un autre collègue, dans la zone inscrite pour voir ce qu’il s’y passe. Vous aurez devant chaque chambre/local, un bouton de rappel qui sera allumé si le problème se situe dans cette pièce.

    –> S’il n’y a pas le feu = Quittancer l’alarme.




    –> S’il y a le feu : NE PAS QUITTANCER et appeler les pompiers (118, mais d’abord 0 si on appelle depuis la réception) ou appuyer sur un bouton poussoir alarme incendie.

    i

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LA MAISON = ALARME GENERALE. Les portes coupe-feu se ferment, les ascenseurs ne fonctionnent plus, les ventilations se coupent.

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LE TELEPHONE = alarme générale + LES POMPIERS SONT PREVENUS, ils vont venir dans tous les cas. S’il s’agit d’une fausse alerte, il est bien de les prévenir quand même au 021 213 2000, et donner notre numéro d’installation : 420’296.

    LUMIERE DANS CARRE JAUNE = dérangement.
    Appeler Tyco au 0848 811 333 et donner notre n° d’installation CA001716

Les horaires normaux de l’établissement

  • En semaine, les petits-déjeuners sont servis de 6h30 jusqu’à 10h30
  • Les dimanches et jour fériés, les petits-déjeuners sont servis de 6h30 jusqu’à 11h
  • Service au Bar 24h/24 par la Réception, à la demande de la clientèle

Cet horaire peut changer selon les désirs des clients ou les décisions de la direction.

Où se trouve quoi ?

Lits pour bébé

Au 4ème étage, dans l’office en face de la chambre 408.

Les coussins et duvets synthétiques pour personnes allergiques ?

Au 3ème étage, dans le local à coté a chambre 315.

Draps de rechange

Si pour une raison quelconque vous devez le soir, refaire une chambre, vous trouverez des draps propres dans le local à linge à l’étage -2.

Nos de téléphone internes à l’hôtel Swiss Wine

  • 91 : Réception
  • 9210 : Cuisine
  • 0117 : Police
  • 0118 : Alarme incendie / Pompiers
  • 0 021 555 59 99 : Hôtel « Alpha-Palmiers »
  • 0 021 555 59 55 : Hôtel « Agora Swiss Night »
  • 0 021 601 80 00 : Hôtel « Swiss Chocolate »
  • Appeler une chambre = son numéro
  • En cas d’urgence : Eric Fassbind ; Bureau 021 55 55 988, Portable 078 885 91 82, Maison 021 799 34 38

Fusibles

– Pour les étages -1, -2, l’entrée de la réception ainsi que le 1er étage (étage réception, cuisines et salles petit-déjeuner), l’armoire à fusibles de trouve derrière la réception.
– 2ème étage = Dans l’office des femmes de chambres en face de la chambre 208
– 3ème étage = Dans l’office des femmes de chambres en face de la chambre 308
– 4ème étage = Dans l’office des femmes de chambres en face de la chambre 408
– 5ème étage = Dans l’office des femmes de chambres en face de la chambre 508
– 6ème étage = Dans l’armoire à fusibles qui se trouve dans le couloir

En cas d’alarme, voici la procédure à suivre :

  1. TOURNER LA CLEF SUR LA POSITION 1



  2. COUPER LA SONNERIE



  3. LIRE LE MESSAGE SUR L’ECRAN



    Le message affiche toujours (dans l’ordre suivant):
    – Le bâtiment
    – L’étage
    – Le lieu précis (chambre, local, etc..)
    Attention, ici le 4ème étage du bât. A correspond à notre 7ème !!

  4. ALLER VOIR l’endroit indiqué par le message.

    Vous avez 3 minutes pour vous rendre ou un autre collègue, dans la zone inscrite pour voir ce qu’il s’y passe. Vous aurez devant chaque chambre/local, un bouton de rappel qui sera allumé si le problème se situe dans cette pièce.

    –> S’il n’y a pas le feu = Quittancer l’alarme.




    –> S’il y a le feu : NE PAS QUITTANCER et appeler les pompiers (118, mais d’abord 0 si on appelle depuis la réception) ou appuyer sur un bouton poussoir alarme incendie.

    i

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LA MAISON = ALARME GENERALE. Les portes coupe-feu se ferment, les ascenseurs ne fonctionnent plus, les ventilations se coupent.

    LUMIERE ROUGE ALLUMEE DANS LE CARRE AVEC LE TELEPHONE = alarme générale + LES POMPIERS SONT PREVENUS, ils vont venir dans tous les cas. S’il s’agit d’une fausse alerte, il est bien de les prévenir quand même au 021 213 2000, et donner notre numéro d’installation : 420’296.

    LUMIERE DANS CARRE JAUNE = dérangement.
    Appeler Tyco au 0848 811 333 et donner notre n° d’installation CA001716

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Attached the file for the fire training

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